Virtual AI Consultant

Regulamin świadczenia usług platformy Virtual AI Consultant

Regulamin dla klientów biznesowych B2B, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych

Data wejścia w życie: 17 lipca 2026 r.

Wersja: 1.0

Usługodawca: AWIH Zbigniew Zieliński

NIP: 1130061093

Adres: ul. Ryżowa 96A, 05-816 Opacz Kolonia

Serwis: https://virtualaiconsultant.com

Ważne: Regulamin dotyczy platformy SaaS. Connector WordPress, integracja WooCommerce i kod JavaScript są sposobami połączenia strony Klienta z usługą chmurową i nie stanowią odrębnego, samodzielnego produktu.

§ 1. Informacje o Usługodawcy

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy Virtual AI Consultant, dostępnej pod adresem https://virtualaiconsultant.com.
  2. Usługodawcą i operatorem Platformy jest AWIH Zbigniew Zieliński, ul. Ryżowa 96A, 05-816 Opacz Kolonia, NIP: 1130061093, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
  3. Dane kontaktowe Usługodawcy:
  4. Regulamin jest udostępniany Klientowi nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający jego zapisanie, odtworzenie i wydrukowanie.
  5. Regulamin stanowi integralną część Umowy zawartej pomiędzy Klientem a Usługodawcą.

§ 2. Definicje

  1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
    • Usługodawca – podmiot wskazany w § 1 ust. 2 Regulaminu.
    • Klient – przedsiębiorca będący osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną posiadającą zdolność prawną, który zawiera z Usługodawcą Umowę w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
    • Użytkownik Konta – Klient albo osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Konta, w szczególności pracownik, współpracownik, administrator lub operator obsługi klienta.
    • Użytkownik końcowy – osoba korzystająca z widżetu, chatbota, formularza, rozmowy głosowej albo innej funkcji Platformy umieszczonej na stronie Klienta.
    • Platforma lub Virtual AI Consultant – usługa typu SaaS umożliwiająca korzystanie z narzędzi sztucznej inteligencji przeznaczonych do obsługi klienta, sprzedaży, prezentacji oferty, wyszukiwania produktów, tworzenia odpowiedzi tekstowych i głosowych, obsługi leadów, raportowania oraz przekazywania rozmów pracownikom.
    • Konto – indywidualne konto Klienta w Platformie.
    • Panel Klienta – część Platformy dostępna po zalogowaniu, umożliwiająca zarządzanie usługą, konfiguracją, domenami, bazą wiedzy, operatorami, płatnościami i wykorzystaniem Platformy.
    • Projekt – skonfigurowana przez Klienta instancja chatbota, widżetu lub asystenta przypisana do określonej domeny, strony albo środowiska.
    • Plan – wybrany przez Klienta wariant usługi: Free, Basic, Premium albo Enterprise.
    • Cennik – aktualna informacja o cenach, limitach i zakresie Planów, udostępniona na stronie Platformy, w Panelu Klienta lub w indywidualnej ofercie.
    • Okres rozliczeniowy – miesięczny, roczny albo inny okres wskazany w Cenniku lub Zamówieniu.
    • Abonament – opłata za korzystanie z płatnego Planu przez określony Okres rozliczeniowy.
    • AI Credits – jednostki lub pakiety dodatkowego wykorzystania usług AI, rozmów tekstowych, rozmów głosowych, transkrypcji, generowania odpowiedzi albo innych zasobów Platformy.
    • Baza wiedzy – dane, pliki, treści, dokumenty, strony internetowe, cenniki, informacje produktowe, dane WooCommerce, pliki JSON, XML oraz inne materiały udostępnione lub wskazane przez Klienta.
    • Connector – oprogramowanie albo moduł instalowany w systemie Klienta, w szczególności WordPress lub WooCommerce, umożliwiający połączenie strony Klienta z Platformą.
    • Kod instalacyjny – kod JavaScript albo inny fragment kodu umożliwiający uruchomienie widżetu Platformy na stronie Klienta.
    • Dane Klienta – wszelkie dane, treści, pliki, ustawienia, informacje produktowe, dane użytkowników i inne materiały przekazane do Platformy przez Klienta albo w jego imieniu.
    • Treści AI – odpowiedzi, podsumowania, transkrypcje, rekomendacje, klasyfikacje oraz inne treści wygenerowane przy wykorzystaniu modeli sztucznej inteligencji.
    • Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Klientem a Usługodawcą.
    • Zamówienie – wybór Planu, Okresu rozliczeniowego, dodatkowych usług albo indywidualnych parametrów usługi dokonany w Serwisie, Panelu Klienta albo w odrębnej ofercie.
    • DPA – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem a Usługodawcą.

§ 3. Przeznaczenie Platformy i status Klienta

  1. Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców korzystających z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
  2. Platforma nie jest przeznaczona do zawierania Umów przez konsumentów działających wyłącznie w celach prywatnych.
  3. Klient będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą oświadcza, że zawiera Umowę w związku z prowadzoną działalnością.
  4. Jeżeli konkretna Umowa nie ma dla Klienta będącego osobą fizyczną charakteru zawodowego wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG, zastosowanie mogą znaleźć bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznające takiej osobie określone uprawnienia konsumenckie.
  5. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Klienta, których zgodnie z obowiązującym prawem nie można skutecznie wyłączyć albo ograniczyć.

§ 4. Zakres usług

  1. Platforma może, zależnie od wybranego Planu i konfiguracji, udostępniać w szczególności:
    • chatbot tekstowy oparty na sztucznej inteligencji
    • rozmowę głosową, rozpoznawanie mowy oraz generowanie odpowiedzi głosowych
    • pełną odpowiedź wyświetlaną na ekranie i odrębną, skróconą odpowiedź przeznaczoną do odczytania
    • tworzenie i wykorzystywanie Bazy wiedzy
    • mechanizmy RAG, embeddingów i wyszukiwania semantycznego
    • import danych ze stron WWW, dokumentów, plików JSON i XML
    • integracje z WordPress i WooCommerce
    • wyszukiwanie i prezentowanie produktów, wariantów, cen oraz kategorii
    • obsługę koszyka, procesu zakupowego i informacji o zamówieniach
    • funkcje reagowania na porzucone koszyki
    • formularze leadowe i zbieranie zapytań ofertowych
    • tworzenie podsumowań, rekomendacji i mini ofert
    • historię rozmów, transkrypcji i zdarzeń
    • przekazywanie rozmowy do człowieka
    • obsługę operatorów, routing, round-robin, godziny pracy, eskalacje i reguły SLA
    • raporty, statystyki oraz AI Insights
    • automatyzacje i integracje z zewnętrznymi systemami
    • inne funkcje udostępnione przez Usługodawcę
  2. Szczegółowy zakres funkcjonalny, limity, liczba domen, liczba operatorów, przestrzeń dyskowa, okres przechowywania historii oraz inne parametry poszczególnych Planów określa Cennik, Panel Klienta albo indywidualne Zamówienie.
  3. Dostępność konkretnej funkcji może zależeć od wybranego Planu, konfiguracji, rodzaju integracji, środowiska Klienta, usług podmiotów trzecich albo dostępności odpowiedniego modelu AI.
  4. Platforma może być uruchomiona za pomocą Kodu instalacyjnego, Connectora WordPress, Connectora WooCommerce, API albo innego sposobu integracji udostępnionego przez Usługodawcę.
  5. Platforma jest usługą chmurową. Connector lub Kod instalacyjny nie stanowią samodzielnej wersji Platformy i mogą wymagać aktywnego połączenia z serwerami Usługodawcy.

§ 5. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Platformy wymagane są co najmniej:
    • urządzenie z dostępem do Internetu
    • aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript, cookies i bezpieczne połączenia HTTPS
    • aktywny adres e-mail
    • możliwość instalacji Kodu instalacyjnego lub Connectora, jeżeli dana funkcja tego wymaga
    • prawidłowo skonfigurowana strona, system CMS lub sklep internetowy
    • spełnienie dodatkowych wymagań opisanych w dokumentacji
  2. Klient odpowiada za działanie własnej strony, serwera, hostingu, domeny, certyfikatu SSL, systemu CMS, WooCommerce oraz innych systemów pozostających poza infrastrukturą Usługodawcy.
  3. Usługodawca nie odpowiada za brak działania Platformy spowodowany nieprawidłową konfiguracją środowiska Klienta, niekompatybilnym oprogramowaniem, blokowaniem połączeń, błędami wprowadzonymi przez Klienta albo działaniem podmiotów trzecich.

§ 6. Założenie Konta i zawarcie Umowy

  1. Korzystanie z Platformy wymaga utworzenia Konta, chyba że Usługodawca udostępni określoną funkcję bez konieczności rejestracji.
  2. Klient podczas rejestracji lub składania Zamówienia podaje prawdziwe, aktualne i kompletne dane, w szczególności:
    • nazwę firmy
    • imię i nazwisko osoby reprezentującej
    • adres siedziby albo wykonywania działalności
    • NIP
    • adres e-mail
    • dane potrzebne do wystawienia faktury
    • domenę albo domeny, na których ma działać Platforma
  3. Osoba zakładająca Konto w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do zawarcia Umowy i reprezentowania Klienta.
  4. Umowa zostaje zawarta z chwilą:
    • potwierdzenia utworzenia Konta w Planie Free
    • potwierdzenia przyjęcia Zamówienia na Plan płatny
    • podpisania lub zaakceptowania indywidualnej oferty Enterprise
  5. Warunkiem zawarcia Umowy jest zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptacja, zapoznanie się z Polityką prywatności, zaakceptowanie DPA, jeżeli Platforma będzie przetwarzała dane osobowe w imieniu Klienta, podanie wymaganych danych oraz dokonanie płatności, jeżeli wybrany Plan jest odpłatny.
  6. Klient otrzymuje potwierdzenie zawarcia Umowy na podany adres e-mail albo w Panelu Klienta.
  7. Usługodawca może odmówić utworzenia Konta lub zawarcia Umowy, jeżeli podane dane są nieprawdziwe albo niekompletne, Klient wcześniej rażąco naruszył Regulamin, korzystanie z Platformy mogłoby naruszać prawo, bezpieczeństwo lub prawa osób trzecich albo istnieje uzasadnione podejrzenie oszustwa, nadużycia lub obchodzenia limitów.

§ 7. Konto i bezpieczeństwo dostępu

  1. Klient odpowiada za zachowanie poufności danych logowania oraz za działania wykonane przy użyciu jego Konta.
  2. Klient nie może udostępniać jednego Konta osobom nieupoważnionym ani sprzedawać, wynajmować lub przekazywać Konta osobom trzecim.
  3. Klient powinien tworzyć oddzielne Konta Użytkowników dla pracowników i współpracowników, jeżeli Platforma udostępnia taką możliwość.
  4. Klient powinien niezwłocznie poinformować Usługodawcę o nieautoryzowanym dostępie, utracie danych logowania, podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa lub nieuprawnionym wykorzystaniu Platformy.
  5. Usługodawca może wymusić zmianę hasła, wylogować aktywne sesje albo czasowo zablokować Konto, jeżeli jest to konieczne dla ochrony Platformy, Klienta lub osób trzecich.

§ 8. Plany abonamentowe

  1. Platforma jest oferowana w Planach Free, Basic, Premium i Enterprise.
  2. Plan Free jest bezpłatnym Planem przeznaczonym do przetestowania podstawowych funkcji Platformy albo korzystania z niej w ograniczonym zakresie. Może posiadać ograniczenia liczby wiadomości, rozmów, wykorzystania AI, domen, operatorów, przestrzeni dyskowej, historii, modeli AI, funkcji głosowych, integracji, raportów oraz wsparcia. Plan Free nie jest objęty gwarantowanym SLA.
  3. Plan Basic jest podstawowym odpłatnym Planem przeznaczonym dla firm rozpoczynających korzystanie z asystenta AI. Jego zakres, limity i cena są określone w aktualnym Cenniku.
  4. Plan Premium jest rozszerzonym odpłatnym Planem mogącym obejmować większe limity, rozbudowane raporty, AI Insights, funkcje sprzedażowe, integracje, funkcje głosowe, obsługę operatorów oraz inne funkcje wskazane w Cenniku.
  5. Plan Enterprise jest ustalany indywidualnie i może obejmować indywidualne limity, większą liczbę domen i operatorów, rozszerzoną przestrzeń dyskową, dłuższą retencję danych, indywidualne integracje, priorytetowe wsparcie, warunki bezpieczeństwa, SLA, wdrożenie, szkolenie oraz dodatkowe warunki przetwarzania danych.
  6. Szczegółowe różnice pomiędzy Planami określa Cennik. W przypadku Planu Enterprise szczegółowe warunki określa Zamówienie, oferta, umowa indywidualna lub załącznik do Umowy.
  7. W przypadku sprzeczności pomiędzy Regulaminem a indywidualnym Zamówieniem Enterprise pierwszeństwo ma indywidualne Zamówienie, o ile wyraźnie wskazuje odmienne warunki.
  8. Usługodawca może oferować okresy testowe, promocje, rabaty albo czasowy dostęp do dodatkowych funkcji. Warunki takich ofert są przedstawiane przed ich aktywacją.

§ 9. Ceny, płatności i faktury

  1. Ceny Planów oraz usług dodatkowych są określone w Cenniku albo indywidualnym Zamówieniu.
  2. O ile wyraźnie nie wskazano inaczej, ceny dla przedsiębiorców są podawane w kwotach netto i zostaną powiększone o podatek VAT według obowiązującej stawki.
  3. Przed zatwierdzeniem Zamówienia Klient otrzymuje informację o cenie, Okresie rozliczeniowym, podatkach, sposobie płatności, zasadach automatycznego odnowienia oraz podstawowych limitach wybranego Planu.
  4. Płatności mogą być realizowane za pośrednictwem operatorów płatności wskazanych podczas składania Zamówienia.
  5. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
  6. Faktura jest udostępniana na adres e-mail Klienta albo w Panelu Klienta.
  7. Klient jest zobowiązany do aktualizowania danych rozliczeniowych i płatniczych.
  8. Opłaty za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej, Usługodawca wyraźnie zaakceptuje zwrot, nastąpi istotne ograniczenie opłaconej usługi z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy albo indywidualna oferta stanowi inaczej.

§ 10. Automatyczne odnowienie Abonamentu

  1. Płatne Plany mogą być zawierane na miesięczne, roczne albo inne Okresy rozliczeniowe wskazane przed zakupem.
  2. Jeżeli przy składaniu Zamówienia wskazano automatyczne odnowienie, Abonament odnawia się automatycznie na kolejny taki sam Okres rozliczeniowy.
  3. Opłata za kolejny Okres rozliczeniowy może zostać pobrana automatycznie przy użyciu zapisanej metody płatności.
  4. Klient może wyłączyć automatyczne odnowienie w Panelu Klienta albo przez kontakt z Usługodawcą przed rozpoczęciem kolejnego Okresu rozliczeniowego.
  5. Wyłączenie automatycznego odnowienia nie powoduje natychmiastowego zakończenia dostępu. Klient może korzystać z opłaconego Planu do końca bieżącego Okresu rozliczeniowego.
  6. W przypadku nieudanej płatności Usługodawca może ponowić próbę pobrania płatności, poinformować Klienta o zaległości, wyznaczyć okres na uregulowanie należności, ograniczyć lub zawiesić wybrane funkcje, obniżyć Plan do Planu Free albo rozwiązać Umowę po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu płatności.

§ 11. Zmiana Planu

  1. Klient może zmienić Plan z poziomu Panelu Klienta, jeżeli taka możliwość jest dostępna.
  2. Warunki finansowe podwyższenia albo obniżenia Planu są prezentowane przed zatwierdzeniem zmiany.
  3. Podwyższenie Planu może obowiązywać od chwili dokonania płatności albo od początku kolejnego Okresu rozliczeniowego.
  4. Obniżenie Planu co do zasady obowiązuje od początku kolejnego Okresu rozliczeniowego.
  5. Obniżenie Planu może spowodować zmniejszenie limitów, utratę dostępu do funkcji, ograniczenie liczby domen, operatorów lub integracji, skrócenie okresu przechowywania danych albo konieczność usunięcia danych przekraczających nowy limit.
  6. Przed obniżeniem Planu Klient powinien wyeksportować dane i dostosować konfigurację do limitów nowego Planu.

§ 12. Limity, AI Credits i uczciwe korzystanie

  1. Poszczególne Plany mogą posiadać limity obejmujące w szczególności liczbę rozmów, wiadomości, zapytań do modeli AI, minut rozmów głosowych, transkrypcji, generowanych plików lub raportów, przestrzeń dyskową, liczbę domen, operatorów oraz jednoczesnych połączeń.
  2. Aktualne wykorzystanie może być prezentowane w Panelu Klienta.
  3. Po wykorzystaniu limitu Usługodawca może zatrzymać wykonywanie kolejnych operacji, ograniczyć funkcje, zaproponować zmianę Planu, umożliwić zakup AI Credits albo zastosować inne zasady wskazane w Cenniku.
  4. AI Credits są rozliczane według zasad przedstawionych przed zakupem. Cena, zakres, termin ważności i sposób wykorzystania są wskazywane w Panelu Klienta lub Cenniku.
  5. Wykorzystane AI Credits nie podlegają zwrotowi.
  6. Usługodawca może stosować zabezpieczenia przed nadmiernym, nietypowym lub automatycznym wykorzystaniem zasobów, w szczególności limity szybkości, limity jednoczesnych połączeń i zasady uczciwego korzystania.
  7. Próba obchodzenia limitów przez tworzenie wielu Kont, domen, kluczy, Projektów albo innych identyfikatorów stanowi naruszenie Regulaminu.

§ 13. Działanie sztucznej inteligencji

  1. Platforma wykorzystuje modele sztucznej inteligencji, które mogą być dostarczane przez Usługodawcę albo zewnętrznych dostawców.
  2. Treści AI są generowane automatycznie i mogą zawierać błędy, być niepełne lub nieaktualne, błędnie interpretować pytanie, nie uwzględniać wszystkich okoliczności albo różnić się pomiędzy kolejnymi zapytaniami.
  3. Usługodawca nie gwarantuje pełnej poprawności, kompletności, zgodności ani przydatności Treści AI do określonego celu.
  4. Klient odpowiada za jakość i aktualność Bazy wiedzy, konfigurację instrukcji i scenariuszy, sprawdzanie informacji prezentowanych przez Platformę, zapewnienie nadzoru człowieka w sprawach wymagających oceny oraz prawidłowe wykorzystanie Treści AI.
  5. Treści AI nie powinny stanowić jedynej podstawy podejmowania decyzji wywołujących istotne skutki prawne, finansowe, medyczne, zawodowe albo życiowe dla osoby fizycznej.
  6. Platforma nie jest przeznaczona do zastępowania profesjonalnej porady prawnej, podatkowej, finansowej, medycznej, psychologicznej ani innej wymagającej szczególnych kwalifikacji.
  7. Klient powinien zapewnić możliwość przekazania sprawy do pracownika, jeżeli wymaga tego charakter działalności lub ryzyko związane z odpowiedzią AI.
  8. Klient zobowiązuje się poinformować Użytkowników końcowych w jasny i zrozumiały sposób, że komunikują się z systemem sztucznej inteligencji, chyba że wynika to jednoznacznie z okoliczności.
  9. Klient nie może usuwać ani ukrywać obowiązkowych komunikatów Platformy informujących o wykorzystaniu sztucznej inteligencji.
  10. Usługodawca może zmieniać, zastępować lub łączyć dostawców i modele AI, jeżeli nie prowadzi to do istotnego ograniczenia opłaconego zakresu usługi.
  11. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania własnych modeli na potrzeby innych klientów, chyba że Klient udzieli odrębnej, dobrowolnej zgody. Zasady przetwarzania przez podprocesorów określają DPA i lista podprocesorów.

§ 14. Dane i treści Klienta

  1. Klient zachowuje prawa do Danych Klienta przekazanych do Platformy.
  2. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznego, ograniczonego do czasu obowiązywania Umowy prawa do przechowywania, kopiowania, przesyłania, technicznego przekształcania, indeksowania, tworzenia embeddingów, analizowania oraz udostępniania upoważnionym podprocesorom Danych Klienta wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia, zabezpieczenia i utrzymania usługi.
  3. Klient oświadcza, że posiada prawa, zgody, licencje i podstawy prawne potrzebne do przekazania Danych Klienta do Platformy.
  4. Klient odpowiada za zgodność Danych Klienta z prawem oraz za to, że ich przetwarzanie nie narusza praw autorskich, praw do znaków towarowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, praw do baz danych, dóbr osobistych, przepisów o ochronie danych osobowych ani innych praw osób trzecich.
  5. Klient nie powinien wprowadzać do Platformy danych szczególnych kategorii, danych dotyczących wyroków skazujących ani innych danych wymagających podwyższonej ochrony, chyba że jest to niezbędne, posiada odpowiednią podstawę prawną, uzgodnił zabezpieczenia i wybrany Plan umożliwia takie przetwarzanie.
  6. Klient odpowiada za tworzenie własnych kopii danych szczególnie istotnych, chyba że odrębna umowa wyraźnie przewiduje wykonywanie kopii zapasowych przez Usługodawcę.

§ 15. Dane osobowe i DPA

  1. W odniesieniu do danych Konta, rozliczeń, płatności, bezpieczeństwa Platformy, kontaktu z Klientem oraz realizacji obowiązków prawnych Usługodawca działa jako administrator danych osobowych.
  2. W odniesieniu do danych osobowych Użytkowników końcowych, pracowników Klienta, leadów, klientów sklepu Klienta, historii rozmów, transkrypcji i innych danych przetwarzanych w imieniu Klienta, Klient działa jako administrator albo podmiot przetwarzający, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający albo dalszy podmiot przetwarzający.
  3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określa DPA, stanowiąca integralną część Umowy i dostępna pod adresem https://virtualaiconsultant.com/dpa/.
  4. Klient odpowiada w szczególności za posiadanie podstaw prawnych przetwarzania danych Użytkowników końcowych, wykonanie obowiązków informacyjnych, zamieszczenie właściwej polityki prywatności, uzyskanie wymaganych zgód, prawidłowe skonfigurowanie cookies, obsługę żądań osób oraz legalność przekazywania danych do Platformy.
  5. Usługodawca może korzystać z podprocesorów wskazanych na aktualnej liście dostępnej pod adresem https://virtualaiconsultant.com/subprocesorzy/.
  6. Usługodawca może dokonywać zmian na liście podprocesorów zgodnie z DPA. Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego podprocesora na zasadach określonych w DPA.

§ 16. Poufność

  1. Każda ze Stron zobowiązuje się zachować w poufności informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony.
  2. Za informacje poufne uważa się w szczególności dane dostępowe, konfigurację systemów, informacje techniczne, cenniki niepubliczne, warunki ofert Enterprise, Dane Klienta, treść Bazy wiedzy, informacje o zabezpieczeniach oraz inne informacje oznaczone jako poufne albo mające poufny charakter.
  3. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznie dostępnych bez naruszenia Umowy, znanych wcześniej stronie otrzymującej, uzyskanych legalnie od osoby trzeciej albo których ujawnienie jest wymagane przez prawo lub uprawniony organ.
  4. Obowiązek poufności obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu, a w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa – tak długo, jak informacje zachowują taki charakter.

§ 17. Dozwolone korzystanie i zakazy

  1. Klient może korzystać z Platformy wyłącznie zgodnie z prawem, Regulaminem, dokumentacją, przeznaczeniem Platformy, zasadami bezpieczeństwa i prawami osób trzecich.
  2. Zabronione jest w szczególności:
    • wykorzystywanie Platformy do działań niezgodnych z prawem
    • przesyłanie złośliwego oprogramowania
    • prowadzenie ataków, testów penetracyjnych albo skanowania bez pisemnej zgody
    • obchodzenie zabezpieczeń, limitów lub kontroli dostępu
    • uzyskiwanie nieuprawnionego dostępu do danych innych klientów
    • automatyczne masowe pobieranie danych
    • dekompilowanie lub odtwarzanie kodu źródłowego w zakresie niedozwolonym prawem
    • przeciążanie infrastruktury Platformy
    • rozsyłanie spamu lub niezamówionych informacji handlowych
    • podszywanie się pod inne osoby albo podmioty
    • naruszanie praw autorskich i innych praw własności intelektualnej
    • przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej
    • wprowadzanie Użytkowników końcowych w błąd co do tego, że komunikują się z człowiekiem
    • wykorzystywanie Platformy do manipulacji, oszustw albo nieuczciwych praktyk handlowych
    • podejmowanie w pełni automatycznych decyzji o istotnych skutkach bez wymaganej podstawy prawnej i zabezpieczeń
    • odsprzedaż, sublicencjonowanie albo udostępnianie Platformy w modelu white label bez odpowiedniej umowy
  3. Wykorzystanie Platformy przez agencje, resellerów, integratorów lub podmioty obsługujące wielu klientów wymaga Planu albo umowy dopuszczającej taki model.

§ 18. Usługi i systemy zewnętrzne

  1. Platforma może korzystać z usług zewnętrznych dostawców, w szczególności modeli AI, hostingu i infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, operatorów płatności, usług transkrypcji i syntezy mowy, systemów analitycznych, zewnętrznych API oraz integracji WordPress i WooCommerce.
  2. Usługodawca nie odpowiada za przerwy lub ograniczenia wynikające wyłącznie z działania systemów zewnętrznych, na które nie ma rzeczywistego wpływu, lecz podejmie uzasadnione działania w celu ograniczenia ich skutków.
  3. Klient odpowiada za posiadanie wymaganych praw, licencji i kont dotyczących usług, które samodzielnie integruje z Platformą.
  4. Jeżeli integracja wymaga przekazania tokenu, hasła lub klucza API Klienta, Klient powinien stosować oddzielne dane dostępowe o możliwie ograniczonych uprawnieniach.

§ 19. Dostępność, prace serwisowe i wsparcie

  1. Usługodawca podejmuje uzasadnione działania w celu zapewnienia dostępności i prawidłowego działania Platformy.
  2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanego i całkowicie bezbłędnego działania Platformy, chyba że indywidualne SLA stanowi inaczej.
  3. Platforma może być czasowo niedostępna z powodu prac konserwacyjnych, aktualizacji, awarii, problemów z siecią Internet, awarii hostingu, niedostępności modeli AI, operatorów płatności lub zewnętrznych API, działania siły wyższej albo konieczności usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa.
  4. Planowane prace mogące powodować istotną niedostępność będą, w miarę możliwości, komunikowane z wyprzedzeniem.
  5. Zakres i priorytet wsparcia zależą od wybranego Planu.
  6. Wsparcie nie obejmuje, chyba że uzgodniono inaczej, tworzenia strony Klienta, naprawy jego hostingu, błędów w motywach i wtyczkach innych dostawców, indywidualnego programowania, przygotowania treści Bazy wiedzy, obsługi systemów niezwiązanych z Platformą ani szkoleń niewchodzących w zakres Planu.
  7. Indywidualne SLA obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy zostało wyraźnie wskazane w Zamówieniu Enterprise albo osobnej umowie.

§ 20. Aktualizacje i zmiany Platformy

  1. Usługodawca może rozwijać, aktualizować i modyfikować Platformę w celu poprawy funkcjonalności, bezpieczeństwa, zgodności z prawem, dostosowania do usług zewnętrznych, usunięcia błędów, poprawy wydajności albo wprowadzenia nowych funkcji.
  2. Usługodawca może zmienić interfejs, sposób działania lub technologię Platformy, o ile podstawowe przeznaczenie opłaconej usługi zostanie zachowane.
  3. Jeżeli planowana zmiana miałaby istotnie ograniczyć zakres opłaconego Planu w trwającym Okresie rozliczeniowym, Usługodawca poinformuje Klienta z wyprzedzeniem.
  4. W przypadku istotnego ograniczenia opłaconej usługi Klient może rozwiązać Umowę w terminie wskazanym w powiadomieniu i zażądać proporcjonalnego zwrotu opłaty za niewykorzystaną część Okresu rozliczeniowego.
  5. Postanowień ust. 3-4 nie stosuje się, gdy zmiana jest niezbędna ze względów bezpieczeństwa, zgodności z prawem, zapobiegania nadużyciom albo wynika z nagłej zmiany usług podmiotu trzeciego.

§ 21. Zawieszenie Konta

  1. Usługodawca może czasowo zawiesić Konto albo ograniczyć funkcje, jeżeli Klient zalega z płatnością, przekroczył limity, wykorzystuje Platformę niezgodnie z Regulaminem, istnieje zagrożenie bezpieczeństwa, jego działanie może zakłócić Platformę, istnieje podejrzenie oszustwa, wymaga tego prawo lub organ albo jest to konieczne dla ochrony danych.
  2. Jeżeli jest to możliwe i nie zwiększa ryzyka, przed zawieszeniem Usługodawca wezwie Klienta do usunięcia naruszenia.
  3. Zawieszenie może nastąpić natychmiast, jeżeli naruszenie jest poważne, istnieje zagrożenie bezpieczeństwa, zwłoka mogłaby spowodować szkodę, Klient celowo obchodzi zabezpieczenia albo obowiązek zawieszenia wynika z prawa lub decyzji organu.
  4. Dostęp zostanie przywrócony po ustaniu przyczyny zawieszenia, o ile Umowa nie została rozwiązana.
  5. Zawieszenie wynikające z działania lub zaniechania Klienta nie zwalnia go z obowiązku zapłaty należności.

§ 22. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy

  1. Umowa dotycząca Planu Free jest zawierana na czas nieokreślony.
  2. Umowa dotycząca Planu płatnego jest zawierana na wybrany Okres rozliczeniowy i odnawia się zgodnie z § 10 Regulaminu.
  3. Klient może wyłączyć automatyczne odnowienie, wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu rozliczeniowego albo usunąć Konto Free, z zastrzeżeniem okresów przechowywania wynikających z prawa i DPA.
  4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco lub uporczywie narusza Regulamin, działa niezgodnie z prawem, nie reguluje należności pomimo dodatkowego wezwania, narusza bezpieczeństwo lub prawa osób trzecich, podał fałszywe dane albo używa Konta do oszustwa lub nadużycia.
  5. Usługodawca może zakończyć oferowanie Planu Free lub określonej bezpłatnej funkcji, informując Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, chyba że natychmiastowa zmiana jest konieczna z przyczyn prawnych lub bezpieczeństwa.
  6. Usługodawca może wypowiedzieć odpłatną Umowę z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.
  7. Jeżeli odpłatna Umowa zostanie rozwiązana przez Usługodawcę bez winy Klienta przed końcem opłaconego okresu, Klient otrzyma proporcjonalny zwrot opłaty za niewykorzystaną część okresu.

§ 23. Dane po zakończeniu Umowy

  1. Przed zakończeniem Umowy Klient powinien wyeksportować potrzebne dane przy użyciu funkcji dostępnych w Panelu Klienta albo zwrócić się do Usługodawcy o pomoc.
  2. Po zakończeniu Umowy Konto może zostać przełączone w tryb ograniczonego dostępu.
  3. Dane Klienta będą dostępne do eksportu przez 30 dni od zakończenia Umowy, chyba że indywidualne Zamówienie lub DPA przewiduje inny termin.
  4. Po upływie tego okresu Usługodawca może usunąć Dane Klienta z aktywnych systemów, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania, DPA stanowi inaczej, Strony uzgodniły inny okres albo zachodzi konieczność zabezpieczenia roszczeń.
  5. Rotacyjne kopie zapasowe mogą zawierać usunięte dane przez okres nie dłuższy niż 90 dni, po czym zostaną nadpisane zgodnie z cyklem wykonywania kopii.
  6. Dane w kopiach zapasowych nie będą wykorzystywane do innych celów niż odtworzenie systemu, zapewnienie ciągłości działania albo wykonanie obowiązku prawnego.
  7. Usługodawca umożliwi zmianę dostawcy i przeniesienie danych w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów i możliwości technicznych Platformy.
  8. Szczegółowe zasady zwrotu i usuwania danych osobowych określa DPA.

§ 24. Prawa własności intelektualnej

  1. Prawa do Platformy, oprogramowania, kodu, interfejsu, dokumentacji, znaków towarowych, materiałów, baz danych i elementów graficznych należą do Usługodawcy albo jego licencjodawców.
  2. Zawarcie Umowy nie przenosi na Klienta praw własności intelektualnej do Platformy.
  3. Na czas obowiązywania Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego i ograniczonego prawa do korzystania z Platformy zgodnie z wybranym Planem.
  4. Connector może zawierać komponenty udostępniane na warunkach licencji open source. Warunki właściwej licencji mają zastosowanie do tych komponentów.
  5. Klient nie może sprzedawać Platformy, sublicencjonować dostępu, kopiować Platformy poza dozwolonym zakresem, usuwać oznaczeń praw autorskich, wykorzystywać elementów Platformy do budowy konkurencyjnego produktu ani udostępniać Kodu instalacyjnego lub danych dostępowych w sposób umożliwiający nieuprawnione korzystanie.
  6. Klient zachowuje prawa do własnych treści i Bazy wiedzy.
  7. Treści AI mogą nie być unikalne, a podobne lub identyczne treści mogą zostać wygenerowane dla innych użytkowników.
  8. Usługodawca nie gwarantuje, że każda Treść AI będzie podlegała ochronie prawnoautorskiej albo że jej wykorzystanie będzie właściwe w każdym kontekście.

§ 25. Reklamacje

  1. Klient może składać reklamacje dotyczące działania Platformy na adres support@virtualaiconsultant.com w sprawach technicznych oraz biuro@virtualaiconsultant.com w sprawach rozliczeniowych i formalnych.
  2. Reklamacja powinna zawierać, o ile jest to możliwe, nazwę Klienta, adres e-mail przypisany do Konta, domenę lub identyfikację Projektu, opis problemu, datę i godzinę zdarzenia, oczekiwany sposób rozwiązania oraz zrzuty ekranu, logi lub inne informacje pomocne w diagnozie.
  3. Usługodawca może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.
  4. Reklamacja zostanie rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania kompletnej reklamacji.
  5. Odpowiedź zostanie przekazana na adres e-mail powiązany z Kontem albo wskazany w reklamacji.
  6. Reklamacja nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowej zapłaty bezspornej części należności.

§ 26. Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie albo nienależyte wykonanie Umowy na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, z uwzględnieniem ograniczeń Regulaminu.
  2. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie odpowiada za decyzje podjęte na podstawie Treści AI, błędne albo niepełne odpowiedzi AI, treści i dane wprowadzone przez Klienta, nieaktualną Bazę wiedzy, nieprawidłową konfigurację Platformy, działanie strony, hostingu lub oprogramowania Klienta, działanie usług zewnętrznych, utracone korzyści, utratę klientów lub reputacji, pośrednie szkody gospodarcze ani działania osób, którym Klient udostępnił Konto.
  3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy związana z jedną Umową jest ograniczona do wysokości opłat netto zapłaconych przez Klienta za Platformę w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
  4. Jeżeli Umowa trwała krócej niż 12 miesięcy, limit odpowiedzialności odpowiada opłatom netto faktycznie zapłaconym w okresie jej trwania.
  5. W przypadku Planu Free łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do kwoty 500 zł, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
  6. Ograniczeń odpowiedzialności nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani w przypadkach, w których odpowiedzialność nie może zostać ograniczona na podstawie prawa.
  7. Klient jest zobowiązany podjąć rozsądne działania w celu ograniczenia szkody.

§ 27. Odpowiedzialność Klienta

  1. Klient odpowiada za sposób wykorzystania Platformy przez siebie i swoich Użytkowników Konta.
  2. Klient odpowiada za treści przekazywane do Platformy, komunikaty prezentowane Użytkownikom końcowym, zgodność swojej działalności z prawem, prawidłowe informacje handlowe, realizację umów zawieranych z własnymi klientami, obowiązki informacyjne, ochronę danych osobowych, prawidłowe określenie cen, dostępności i terminów oraz konfigurację integracji.
  3. Klient zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich w zakresie, w jakim roszczenie wynika z niezgodnych z prawem Danych Klienta, naruszenia praw osób trzecich albo niezgodnego z Regulaminem korzystania z Platformy, chyba że roszczenie powstało z wyłącznej winy Usługodawcy.

§ 28. Siła wyższa

  1. Strona nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą, rozumianą jako zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne i pozostające poza rozsądną kontrolą Strony.
  2. Za siłę wyższą mogą zostać uznane w szczególności klęski żywiołowe, wojna, zamieszki, akty terrorystyczne, długotrwałe awarie energetyczne lub telekomunikacyjne, poważne cyberataki, decyzje władz, sankcje, epidemie oraz zdarzenia powodujące masową niedostępność infrastruktury chmurowej.
  3. Strona dotknięta siłą wyższą poinformuje drugą Stronę, jeżeli będzie to możliwe, i podejmie uzasadnione działania w celu ograniczenia skutków zdarzenia.

§ 29. Uprawnienia JDG wynikające z przepisów konsumenckich

  1. Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Klient będący osobą fizyczną zawiera Umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, lecz z treści Umowy wynika, że nie posiada ona dla niego charakteru zawodowego.
  2. Taki Klient może korzystać z uprawnień przyznanych mu przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, w tym w odpowiednim zakresie z prawa odstąpienia od Umowy zawartej na odległość.
  3. Termin odstąpienia wynosi 14 dni od dnia zawarcia Umowy, o ile przepisy nie przewidują innego terminu.
  4. Oświadczenie o odstąpieniu może zostać przesłane na adres biuro@virtualaiconsultant.com. Klient może skorzystać z ustawowego wzoru formularza odstąpienia, ale nie jest to obowiązkowe.
  5. Jeżeli Klient zażąda rozpoczęcia odpłatnego świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia, a następnie skutecznie odstąpi od Umowy, jest zobowiązany zapłacić za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia proporcjonalnie do uzgodnionej ceny.
  6. Jeżeli dana usługa zostanie w pełni wykonana przed upływem terminu odstąpienia za uprzednią i wyraźną zgodą Klienta, po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia, prawo odstąpienia może wygasnąć w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach.
  7. Zakwalifikowanie Umowy jako posiadającej albo nieposiadającej charakteru zawodowego zależy od okoliczności konkretnej sprawy i nie może zostać przesądzone wyłącznie przez treść oświadczenia Klienta.

§ 30. Zmiana cen

  1. Usługodawca może zmienić ceny Planów.
  2. Zmiana ceny nie wpływa na opłacony już Okres rozliczeniowy.
  3. Nowa cena może zostać zastosowana od kolejnego odnowienia Abonamentu.
  4. O zmianie ceny Usługodawca poinformuje Klienta co najmniej 30 dni przed jej zastosowaniem.
  5. Jeżeli Klient nie akceptuje nowej ceny, może wyłączyć automatyczne odnowienie albo wypowiedzieć Umowę przed rozpoczęciem kolejnego Okresu rozliczeniowego.
  6. Ceny ofert Enterprise mogą zostać zmienione wyłącznie zgodnie z indywidualnym Zamówieniem albo umową.

§ 31. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany prawa, sposobu świadczenia usługi, technologii, zasad bezpieczeństwa, konieczności przeciwdziałania nadużyciom, zmiany dostawców zewnętrznych albo modelu rozliczeń.
  2. O zmianie Regulaminu dotyczącej aktywnej odpłatnej Umowy Klient zostanie poinformowany co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie.
  3. Informacja może zostać przekazana pocztą elektroniczną, w Panelu Klienta lub za pomocą komunikatu w Platformie.
  4. Zmiany wymagające natychmiastowego wdrożenia ze względów prawnych lub bezpieczeństwa mogą wejść w życie w krótszym terminie.
  5. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza sytuację Klienta, Klient może wypowiedzieć Umowę przed datą wejścia zmiany w życie.
  6. Zmiany nie wpływają na prawa nabyte ani roszczenia powstałe przed ich wejściem w życie.
  7. Aktualna i archiwalna wersja Regulaminu powinna być dostępna na stronie Usługodawcy albo na żądanie Klienta.

§ 32. Komunikacja elektroniczna

  1. Strony będą komunikować się przede wszystkim drogą elektroniczną.
  2. Wiadomości wysłane na adres e-mail podany przez Klienta uważa się za skutecznie przekazane, chyba że Klient wcześniej poinformował o jego zmianie.
  3. Klient odpowiada za aktualność adresu e-mail oraz sprawdzanie wiadomości związanych z Kontem.
  4. Komunikaty techniczne, bezpieczeństwa, rozliczeniowe i dotyczące Umowy nie stanowią informacji marketingowej.
  5. Informacje marketingowe będą przesyłane wyłącznie na podstawie odpowiedniej zgody albo innej dopuszczalnej podstawy prawnej.

§ 33. Prawo właściwe i spory

  1. Do Umowy stosuje się prawo polskie.
  2. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu.
  3. Klient powinien opisać spór i swoje żądanie w wiadomości wysłanej na adres biuro@virtualaiconsultant.com.
  4. Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, spór zostanie rozstrzygnięty przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących Klienta korzystającego z ochrony przyznanej osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

§ 34. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje od 17 lipca 2026 r.
  2. Dokumentami powiązanymi z Regulaminem są w szczególności Cennik, Polityka prywatności, Polityka cookies, DPA, lista podprocesorów, zasady dopuszczalnego korzystania, indywidualne Zamówienie Enterprise, SLA, jeżeli zostało zawarte, oraz dokumentacja Platformy.
  3. Nieważność albo bezskuteczność jednego postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
  4. Klient nie może przenieść praw ani obowiązków z Umowy bez uprzedniej zgody Usługodawcy.
  5. Usługodawca może przenieść Umowę na następcę prawnego albo podmiot przejmujący działalność związaną z Platformą, pod warunkiem że nie spowoduje to istotnego pogorszenia sytuacji Klienta.
  6. Nagłówki paragrafów mają charakter porządkowy i nie wpływają na interpretację Regulaminu.
  7. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej.
Virtual AI Consultant
AWIH Zbigniew Zieliński · NIP 1130061093 · ul. Ryżowa 96A, 05-816 Opacz Kolonia
biuro@virtualaiconsultant.com · https://virtualaiconsultant.com