Polityka prywatności serwisu Virtual AI Consultant

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Zbigniew Zieliński
adres: ul. Ryżowa 96A, 05-816 Opacz Kolonia
NIP: 1130061093
e-mail kontaktowy: kontakt@virtualaiconsultant.com

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@virtualaiconsultant.com lub pod powyższym adresem korespondencyjnym.

2. Jakie dane możemy przetwarzać?

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu, jeśli zostanie podany,
• nazwa firmy,
• NIP, dane do faktury i dane rozliczeniowe,
• adres dostawy lub adres rozliczeniowy, jeśli jest potrzebny do realizacji zamówienia,
• dane dotyczące zamówienia, płatności i zakupionej licencji,
• dane konta użytkownika w sklepie, jeśli konto zostanie utworzone,
• treść wiadomości wysłanych przez formularz kontaktowy lub e-mail,
• adres IP, dane przeglądarki, dane urządzenia i podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem ze strony,
• informacje zapisane w plikach cookies lub podobnych technologiach,
• dane analityczne dotyczące korzystania ze strony, jeżeli stosujemy narzędzia analityczne.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Sklep internetowy i obsługa zamówień

Na stronie może działać sklep internetowy oparty o WooCommerce. W celu obsługi zakupu wtyczki, abonamentu, licencji lub usług dodatkowych przetwarzamy dane niezbędne do przyjęcia zamówienia, obsługi płatności, wystawienia dokumentu sprzedaży, realizacji zamówienia i obsługi posprzedażowej.

Dane podane podczas składania zamówienia są potrzebne do wykonania umowy. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić złożenie zamówienia lub jego realizację.

5. Konto użytkownika

Jeżeli użytkownik utworzy konto w sklepie, przetwarzamy dane potrzebne do obsługi konta, logowania, historii zamówień, danych rozliczeniowych oraz ewentualnych licencji przypisanych do użytkownika.

Konto można usunąć, kontaktując się z administratorem. Usunięcie konta nie oznacza usunięcia danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa, np. dokumentów księgowych.

6. Formularze kontaktowe i wiadomości e-mail

Jeżeli kontaktujesz się z nami przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne dostępne kanały, przetwarzamy dane podane w wiadomości w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych możemy nie być w stanie odpowiedzieć na wiadomość.

7. Dane związane z licencją wtyczki

W celu obsługi licencji Virtual AI Consultant możemy przetwarzać dane takie jak:

• adres e-mail klienta,
• nazwa firmy,
• domena strony,
• numer zamówienia lub faktury,
• status licencji,
• plan licencji,
• data aktywacji i wygaśnięcia licencji,
• informacje techniczne potrzebne do weryfikacji aktywności licencji.

Dane te są przetwarzane w celu aktywacji, weryfikacji i obsługi licencji, udostępniania aktualizacji oraz przeciwdziałania nadużyciom.

8. Korzystanie z modeli AI: OpenAI, Claude, Gemini

Strona internetowa virtualaiconsultant.com może zawierać informacje, formularze lub demonstracje związane z działaniem wtyczki Virtual AI Consultant. Sama wtyczka umożliwia integrację z zewnętrznymi dostawcami modeli AI, takimi jak OpenAI, Anthropic Claude lub Google Gemini.

Jeżeli korzystasz z demo, formularza lub funkcji opartych o AI, treść wpisanego zapytania może być przetwarzana w celu wygenerowania odpowiedzi. W zależności od konfiguracji technicznej zapytanie może zostać przekazane do zewnętrznego dostawcy modelu AI.

9. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić stronę, sklep i obsługę klienta. Mogą to być w szczególności:

• dostawca hostingu,
• dostawca poczty e-mail,
• dostawca systemu płatności,
• operator sklepu lub narzędzi e-commerce,
• biuro rachunkowe lub podmiot obsługujący księgowość,
• dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych i reklamowych,
• dostawcy usług IT, serwisu i bezpieczeństwa,
• dostawcy modeli AI, jeżeli korzystasz z funkcji opartych o AI,
• organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonych usług albo na podstawie właściwych przepisów prawa.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi, np. usług analitycznych, marketingowych, pocztowych, płatniczych lub dostawców modeli AI, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w przepisach o ochronie danych osobowych, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne wymagane zabezpieczenia.

11. Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

• dane zamówień i dokumentów księgowych — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane konta użytkownika — przez czas posiadania konta, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych,
• dane korespondencji — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres zabezpieczenia roszczeń,
• dane licencyjne — przez czas aktywności licencji oraz okres potrzebny do obsługi roszczeń, rozliczeń i przeciwdziałania nadużyciom,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania,
• dane analityczne i cookies — zgodnie z ustawieniami danego narzędzia lub do czasu wycofania zgody, jeżeli zgoda jest wymagana.

12. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci prawa wynikające z RODO, w tym:

• prawo dostępu do danych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą odpowiednie podstawy,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie,
• prawo cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: kontakt@virtualaiconsultant.com.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe Urzędu są dostępne na stronie UODO.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach jest niezbędne do skorzystania z określonej funkcji strony, np. złożenia zamówienia, utworzenia konta, otrzymania faktury, aktywacji licencji lub uzyskania odpowiedzi na wiadomość.

14. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookies i podobnych technologii. Cookies to małe pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pomagają w prawidłowym działaniu strony, obsłudze sklepu, analizie ruchu, zapamiętywaniu ustawień oraz prowadzeniu działań marketingowych.

Możemy stosować następujące rodzaje cookies:

• niezbędne — potrzebne do działania strony, koszyka, logowania i bezpieczeństwa,
• funkcjonalne — zapamiętujące ustawienia użytkownika,
• analityczne — pomagające mierzyć ruch i sposób korzystania ze strony,
• marketingowe — wykorzystywane do działań reklamowych i remarketingowych, jeżeli są stosowane.

Niektóre pliki cookies są niezbędne do działania strony i mogą być stosowane bez dodatkowej zgody. Cookies analityczne i marketingowe mogą wymagać zgody użytkownika, zależnie od ich charakteru i konfiguracji.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki oraz — jeżeli na stronie działa baner cookies — za pomocą ustawień zgód dostępnych na stronie.

15. Narzędzia analityczne i marketingowe

Na stronie mogą być używane narzędzia analityczne i marketingowe, takie jak Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel lub podobne narzędzia. Służą one do analizy ruchu, pomiaru skuteczności strony, prowadzenia kampanii reklamowych i poprawy treści serwisu.

Jeżeli narzędzia te są używane w sposób wymagający zgody, będą uruchamiane dopiero po jej wyrażeniu przez użytkownika.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Pamiętaj jednak, że żadna metoda transmisji danych przez Internet ani żadna metoda elektronicznego przechowywania danych nie daje stuprocentowej gwarancji bezpieczeństwa.

17. Linki do innych stron

Strona może zawierać linki do innych serwisów, np. stron dostawców płatności, dostawców modeli AI, dokumentacji lub zewnętrznych narzędzi. Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne serwisy. Przed skorzystaniem z nich warto zapoznać się z ich politykami prywatności.

18. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, np. w związku ze zmianami funkcji strony, zmianami narzędzi, zmianami przepisów lub zmianami organizacyjnymi.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na tej stronie.